La contabilidad es un sistema de registro de transacciones de dinero. Es sólo una forma de registrar las cosas.

La organización más básica de la contabilidad es el Plan de Cuentas.

Piensa en el plan de cuentas como un organigrama.

Cada entidad dentro de un organigrama es un puesto.  Cada entidad dentro del plan de cuentas es una cuenta.

La jerarquía (niveles) que indican qué cuenta está encima de otra es la forma en que se organiza el plan de cuentas.

A diferencia de un organigrama (dónde normalmente hay 1 solo gerente general), en el plan de cuentas hay 6 cuentas de 1er. nivel. También las puedes llamar ‘NATURALEZAS’:

• Activo
• Pasivo
• Patrimonio
• Ingresos
• Costos
• Gastos

Las naturalezas agrupan absolutamente todos los casos en que un dinero se puede representar.

Activo

Representan tus recursos, todo lo que tienes a favor, o te pertenece que puedes emplear para ejecutar tu actividad comercial. Ej: dinero en efectivo, inversiones, muebles, edificio, inventario de mercaderías, cuentas por cobrar, etc.

Cada una de estos ejemplos se agrupan en nuevas cuentas, eso crearía el segundo nivel. Y dentro de este segundo nivel, se agregan luego más detalles que crean el 3er nivel y así sucesivamente, por Ej.

1. NIVEL 1: ACTIVO
   1. NIVEL 2: ACTIVO CORRIENTE
      1. NIVEL 3: EFECTIVO Y EQUIVALENTES
         1. NIVEL 4: CAJA
            1. NIVEL 5: CAJA GUAYAQUIL
            2. NIVEL 5: CAJA QUITO
         2. NIVEL 4: BANCOS
            1. NIVEL 5: BANCO GUAYAQUIL CTA AHO 11978385
            2. NIVEL 5: BANCO PICHINCHA CTA AHO 2200640029
         3. NIVEL 3: INVENTARIO
            1. NIVEL 4: INVENTARIO DISPONIBLE PARA LA VENTA
               1. NIVEL 5: INVENTARIO DE ZAPATOS
               2. NIVEL 5: INVENTARIO DE ROPA
               3. NIVEL 5: INVENTARIO DE CARTERAS
         4. NIVEL 3: CUENTAS POR COBRAR
            1. – NIVEL 4: CUENTAS POR COBRAR LOCALES
               1. NIVEL 5: CUENTAS POR COBRAR CILENTES
               2. NIVEL 5: CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
            2. – NIVEL 4: CUENTAS POR COBRAR EXTERIOR
               1. NIVEL 5: CUENTAS POR COBRAR PERÚ
      2. NIVEL 3: INVERSIONES
      3. NIVEL 3: MAS CUENTAS DE NIVEL 3….

Un malentendido común es confundir activos con ingresos. Este malentendido se origina en el hecho de que el EFECTIVO es parte del activo y uno podría creer que si la empresa posee EFECTIVO es porque hizo ventas (ingresos). Esto no es siempre verdad, porque el EFECTIVO se podría adquirir a través de aportes de los socios (patrimonio) o préstamos (pasivo).

No siempre el EFECTIVO ingresó por concepto de ventas. Efectivo es activo. Ventas son ingresos. Esta es una diferencia muy importante.

Pasivo

Representa tus obligaciones (deudas). Ej. Cuentas por pagar a proveedores, préstamos bancarios, préstamos a título personal, Cuentas por pagar SRI, Cuentas por pagar Empleados.

Patrimonio

Esto es abstracto. Representa tu propiedad sobre la compañía. NO es tangible. Ej: Capital social, Utilidades Acumuladas por años anteriores, Pérdidas Acumuladas por años anteriores

¿Cómo se verifica esto?

• Si tienes 1000 en tu banco, tu activo es 1000
• Si le debes 800 al banco, tu pasivo es 800
• Por lo tanto, tu patrimonio (es decir, lo que realmente te pertenece) = 200.

Esa igualdad se mantiene siempre y tiene el nombre de Ecuación Contable. Activo = Pasivo + Patrimonio.

Estas 3 primeras naturalezas se presentan en un reporte llamado BALANCE GENERAL o ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA.

Patrimonio no es sinónimo de ganancia. Ni de utilidad. Porque el patrimonio en realidad se compone BÁSICAMENTE de:

1. El aporte inicial de los socios
2. Las utilidades que hayas acumulado a lo largo de la historia de la empresa
3. Las pérdidas que hayas acumulado a lo largo de la historia de la empresa

Ingresos

Representan tus ventas u otros ingresos. No es lo mismo que las ganancias (porque ganancia = ventas – costos – gastos). Ej. Ventas por software, Ventas por Equipos, Intereses ganados por cuentas de ahorros.

Algo importante que se puede mencionar de paso, es que la principal fuente para calcular impuestos son tus ingresos. Todos los ingresos en una compañía son sujetos a impuestos (excepto las fundaciones sin fines de lucro, pero eso es otra historia).

Costos

Representa el valor en dólares de la mercadería que vendiste. Por ejemplo, te vas de viaje y compras un par de zapatos $ 100. Regresas a tu país, y lo vendes en $ 200.

• Ingreso = $200
• Costo = $ 100
• Utilidad = $ 100 (es decir, tu ganancia)

En el caso de industrias, esta cuenta representa los gastos relacionados con el proceso de producción. Por ejemplo, el salario de un personal de administración es un gasto, pero el salario de los operadores de las máquinas es un costo. En cuanto un gasto afecta un proceso productivo se le llama costo.

Si eres una empresa que da mantenimiento de aire acondicionado, el sueldo del vendedor sería un gasto y el sueldo del técnico que visita a los clientes es un costo.

Ej.: Costo de la mercadería vendida (o costo de ventas), costo por mano de obra en fabricación, costos indirectos de fabricación (energía eléctrica destinada a la producción, consumo de gas destinado a la producción), costo por salarios.

Gastos

Esto se explica sólo. Aquí se registra todo el dinero que desembolsas y ya no vas a recuperar, por ejemplo:

• Servicios básicos
• Sueldos
• Publicidad

No se debe confundir con costos (ver más arriba)

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Asientos

Un asiento contable (o asiento) es un registro que cumple el principio de partida doble.

Un asiento contable sigue esta forma:

cuenta	debe	haber
CAJA (1 – ACTIVO)	10
CUENTAS POR COBRAR (1 – ACTIVO)		5
INGRESOS POR INTERESES GANADOS (4 – INGRESOS)		6
COMISIONES POR PAGAR (2 – PASIVO)	1
	11	11

El principio de partida doble es una regla que dice que todo asiento debe tener valores iguales en el DEBE y el HABER.

DEBE y HABER son palabras abstractas, que no tienen significado propio. Lo único que se puede adelantar es que tienen efecto contrario. Para entenderlas hay que relacionarlas con las naturalezas que acabamos de explicar.

Activo, Costos y Gastos son cuentas que crecen por el lado del DEBE. Cada vez que se hagan asientos contables usando cuentas de estas naturalezas, el valor de estas cuentas va a aumentar cuando se utilice el lado del DEBE. A estas cuentas también se le llaman DEUDORAS.

Ya que DEBE y HABER son contrarios, el valor de estas cuentas deudoras disminuyen cuando se hacen asientos por el lado del HABER.

Pasivo, Patrimonio e Ingresos son cuentas que crecen por el lado del HABER. Se le llaman también cuentas ACREEDORAS. Siguiendo la misma lógica, estas cuentas disminuyen cuando se hacen asientos por el lado del DEBE.

En el asiento que pusimos de ejemplo más arriba, mi dinero en caja crece (debe) porque estoy rebajando cuentas por cobrar (haber), así que se interpreta que estoy cobrando una deuda.

Evaluación

Para verificar que entendiste esto:

1. Haz tu plan de cuentas personal y ponlo en los comentarios.
2. ¿En qué cuenta se registraría la compra de un escritorio para uso del gerente general?
3. Si tu negocio es una industria farmacéutica, ¿en qué cuenta se registría el sueldo de los empleados de seguridad?
4. Si tu negocio es una industria farmacéutica, ¿en qué cuenta se registraría el sueldo de los empleados de la planta de producción?
5. Si un pariente te presta dinero para un negocio, en qué cuenta se registraría el préstamo?
6. Si tu empresa va a sumar un socio nuevo, ¿en qué cuenta registrarías el aporte de capital que el nuevo socio trae?
7. ¿Cuál es la diferencia entre un costo y un gasto?
8. Si una empresa va a arrancar con el aporte de capital de un socio que se va a depositar en una cuenta bancaria, ¿cuál sería ese asiento?